Créer un Notion sur mesure pour son activité

Sommaire :

1. DÉFINIR LES BESOINS

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1.1. Réfléchis à ton activité

Avant de faire quoi que ce soit sur ton ordinateur, prends un pas de recul pour réfléchir aux questions suivantes :

Qu’est ce qui t’amène à vouloir utiliser un outil comme Notion ?

À quoi ressemble une journée typique ?

Qu’est ce qui te fait soupirer ?

Qu’est ce qui te prend beaucoup de charge mentale ?

Quelles sont les informations que tu cherches sans arrêt ?

En quoi penses-tu perdre ton temps ?

De quoi tes clients se sont-ils déjà plaint ?

Que peux-tu faire pour t’améliorer ?

💡

Ce sont exactement toutes les questions que je traite dans la première étape de diagnostic.

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1.2. Identifie les données que tu as besoin de gérer

Une fois que tu as pris ce pas de recul, réponds à la question suivante plus générique :

Qu’as tu besoin de gérer / traiter dans ton business au quotidien ?

Admettons la réponse suivante :

“J’aimerais pouvoir gérer mes projets et mes tâches, j’aimerais aussi pouvoir recenser tous mes clients et pour chacun de mes clients voir les différents projets réalisés. J’aimerais pouvoir prendre des notes de réunions lors de mes réunions avec mes clients. J’aimerais bien pouvoir gérer mes contenus pour pouvoir avoir une présence sur les réseaux sociaux. Enfin, je voudrais aussi pouvoir gérer les différents objectifs que je fixe pour mon entreprise.

Identifie dans ta réponse les différentes données que tu auras à gérer dans ton système.

Ces données correspondent aux bases de données qui composeront ton espace Notion.

2. CONSTRUIS TON MODÈLE DE DONNÉES

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2.1. Dessine tes bases de données

Prends une feuille de papier, ou alternativement un board Whimsical, Miro, Whimsical ou Canva.

Pour chaque base de données identifiée à l’étape précédente, dessines un rectangle avec le nom de la base de données à l’intérieur.

Ça pourrait donner ceci :

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2.2. Dessiner les relations

Pour chaque rectangle, pose-toi la question suivante :

Est-ce que j’ai besoin que mes [Nom de la base] soient rattachées à mes [Nom de chaque autre base de ton schéma] ?

Si la réponse est OUI, relie les deux rectangles par un trait.

Exemple : Est-ce que j’ai besoin que mes Tâches soient rattachés à mes Clients ?

Ça pourrait donner ceci :

3. CONSTRUIRE LES BASES DE DONNÉES

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3.1. Crée la page “Base de données”

Dans le panneau gauche de ton espace Notion, crée une page appelée “Base de données”.

💡

C’est sur cette page que tu vas stocker toutes tes bases de données. De cette manière, tu es certaine de toutes les retrouver à un seul endroit et de ne pas les supprimer par mégarde.

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3.2. Crée tes bases de données

Pour créer tes base de données, utilise le raccourci /pleine et sélectionne le type de bloc “Base de données - Pleine page”.

💡

Cela permet de créer les bases de données sur une page dédiée uniquement à la base de données. Cela signifie qu’il n’y aura pas d’autres contenu que la base de données qui pourra s’insérer sur cette page.

Change l’icône de la page.

Reviens sur ta page “Base de données” et répète l’opération pour tous les rectangles présents sur ton schéma.

Ça pourrait donner ceci :

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3.3. Crée les propriétés de tes bases de données

Ouvre chaque base de données, et crée les différentes propriétés de ta base.

Les propriétés sont les critères qui caractérisent ta donnée. Ces critères vont te permettre à l’avenir de filtrer, trier et grouper les éléments de ta base de données.

Exemple : pose-toi les questions suivantes :

Qu’est ce qui caractérise une tâche ? Comment est-ce que je souhaite qualifier une tâche ?

Exemple de réponse : une échéance, un responsable, une priorité, un statut, …

La réponse n’est pas universelle, tout ça est très personnel. L’avantage de Notion c’est de pouvoir construire le système qui correspond à ta propre manière de fonctionner.

Pour chaque propriété :

Assure-toi de choisir le bon type de propriété (texte, nombre, sélection, date, personne, …)

Renomme la propriété par exemple “Échéance” et pas “Date”, “Priorité” et pas “Sélection”.

Change l’icône de la propriété (juste à côté de son nom) pour plus de clarté.

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3.4. Crée les relations entre tes bases de données

Il faut maintenant créer les relations entre tes bases de données.

Pour cela, reprend ton schéma. Procède rectangle par rectangle.

Prends le premier rectangle. Regarde le nombre de traits qui quittent le rectangle vers d’autres bases de données. Ce sera le nombre de nouvelles propriétés de type “Relation” à ajouter à ta base.

Voici comment procéder :

Ajoute une propriété de type “↖️ Relation”.

Dans la fenêtre qui apparaît à droite, choisis la base de données qui se trouve au bout du premier trait que tu as choisi.

Coche l’option “Afficher dans la base de données [Nom de la base de donnée].

Répète le processus pour chaque trait et chaque rectangle de ton schéma.

4. CONSTRUIRE LES MODÈLES DE BASE DE DONNÉES

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4.1. À quoi sert un modèle de base de données ?

💡

Un modèle de base de données est une structure préconçue pour les éléments de ta base de données, et t’évite de réinventer la roue chaque fois que tu crées une page dans ta base de données.

Avant de faire quoi que ce soit dans Notion, pose-toi la question suivante pour t’aider à déterminer le contenu de ton modèle :

Lorsque j’ouvre un Nom de ta base de données , qu’est ce que je souhaite retrouver comme information ? Et dans quel ordre ?

Exemple de question : Lorsque j’ouvre un Projet , qu’est ce que je souhaite retrouver comme information ?

Exemple de réponse : Quand j’ouvre un projet, je voudrais d’abord retrouver les tâches liées, puis les notes de réunions liées et ensuite les documents liés.

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4.2. Crée et édite un modèle

Pour créer le modèle, suis les étapes suivantes :

Rends-toi sur la page de ta base de données

Clique sur la petite flèche descendante à droite du bouton bleu “Nouveau” (en haut à droite de la base de données)

Clique sur + Nouveau modèle

Nomme ton modèle (le titre de la page qui s’ouvre)

Pour éditer un modèle existant :

Clique sur les 3 petits points à droite du nom du modèle

Clique sur Modifier.

Lorsque tu édites un modèle, il y a ce bandeau jaune qui apparaît :

Si ce bandeau jaune n’est pas présent, cela signifie que tu n’es pas en train d’éditer un modèle.

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4.3. Crée les différentes sections de ta page

Ces sections contiendront les “vues” de tes bases de données.

Utilise le raccourci /h1 /h2 ou /h3 pour créer les différentes sections de ta page, utilise de la couleur (avec parcimonie) pour rendre la structure de ta page claire.

Tu peux aussi utiliser les “encadrés” pour délimiter tes sections (à l’instar de cette page).

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4.3. Crée les vues liées

💡

Une vue liée est un tout simplement un “miroir” de la base de données source. C’est la base de données qu’on décide d’afficher dans une autre page, avec une disposition, des filtres des tris et des groupements différents pour afficher l’information nécessaire au contexte de la page sur laquelle tu rajoutes cette vue.

Voici le processus pour créer une vue liée :

Tape le raccourci “/lié” et clique ensuite sur “Vue liée de base de données”.

Dans le menu de droite, commence à taper le nom de la base de données que tu voudrais afficher, par exemple “projets” et clique dessus lorsqu’elle apparaît.

Il te sera ensuite proposé de copier une vue existante ou de créer une nouvelle vue vide. Choisis cette deuxième option.

Choisis un nom pour ta vue. C’est important de choisir quelque chose de clair et qui représente les données affichées. Si tu décides d’afficher les projets en cours, appelle la par exemple “En cours”.

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4.4. Filtre la vue

💡

L’idée du modèle, c’est de pouvoir filtrer la vue de sorte à ce que quand tu ouvres une page de ta base de données avec ce modèle, tu ne retrouves uniquement les données liées à cette page. En d’autres mots, si sur la page d’un projet tu affiches une vue liée de la base tâches, tu voudrais retrouver uniquement les tâches à ce projet là et pas toutes les autres tâches de ton espace.

Voici le processus à suivre pour filtrer la vue liée :

Clique sur l’icône filtre qui apparaît lorsque tu passes ta souris à hauteur du nom de la vue (les 3 barres horizontales en forme de triangle).

Choisis la propriété de la base de données dans laquelle tu crées un modèle.

Exemple : si tu crées un modèle dans la base de données projet, filtre sur la propriété intitulée “Projet”.

Dans les propositions qui s’affichent, sélectionne la première, qui doit correspondre au nom du modèle que tu viens de créer.

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4.4. Personnalise la vue

Pour personnaliser une vue, clique sur les 3 petits points à gauche du bouton bleu “Nouveau”.

Sois curieuse et navigue à travers les différentes options disponibles.

Voici ce que tu as à ta disposition :

Les dispositions : vue table, kanban, calendrier, chronologie, liste, galerie & graphique. Il n’y a pas de “règles” sur la disposition à choisir mais essaie d’être logique, pratique tout en créant un environnement dans lequel il est agréable de travailler.

Les propriétés : une fois que tu as choisi la disposition, configure les propriétés à afficher. Les tableaux de bord offrent l'avantage de ne pas devoir afficher toutes les propriétés de ta base de données en permanence. Certaines propriétés servent à effectuer des tris, des regroupements ou des filtrages, mais elles n'ont pas besoin d'être visibles en permanence.

Les filtres et tris : le principe est simple : montrer uniquement les informations dont tu as besoin à cet endroit précis et dans ce contexte donné.

5. CONSTRUIRE LES TABLEAUX DE BORD

💡

5.1. Qu’est ce qu’un tableau de bord ?

Un tableau de bord ou un “Dashboard” est tout simplement une page Notion qui rassemble des informations autour d’un sujet spécifique. Dans ma méthodologie, étant donné que je déconseille les pages volantes, un tableau de bord ne comprend que des vues de bases de données, et bien-sûr des titres et des encadré éventuellement pour donner des indications. Je te conseille de stocker tes tableaux de bord dans une base de données “Tableaux de bord” et de faire une vue Galerie sur ta page d’accueil (la page d’accueil peut être une page “volante”, au même niveau que la page “Base de données).

En résumé, les tableaux de bord sur Notion te permettent de :

Obtenir une vue d'ensemble d'un sujet ou un domaine spécifique à ton entreprise en affichant uniquement les choses les plus importantes. Ensuite, les détails se trouvent à l’intérieur des pages de bases de données affichées.

Avoir à disposition de l’information en contexte.

Gagner du temps. Vu que l’information est en contexte (grâce aux filtres), lorsque tu crées des nouvelles pages dans tes bases de données, certaines des propriétés seront déjà remplies.

Voici par exemple sur mon espace Notion les différents tableaux de bord que j’ai créés :

Rappel : Notion n’est pas un outil pour créer des factures. Munis-toi d’un outil de facturation. Le tableau de bord Facturation me permet juste de calculer ma rentabilité horaire sur chaque facture.

💡

5.2. Comment construire un tableau de bord ?

La méthodologie est exactement la même que pour un modèle de base de données : des bases de données liées, des filtres, des tris, …

🌟

5.3. Les tips design

Voici mes différents conseils pour créer un environnement de travail agréable à utiliser :

Tip #1 : Lorsque tu crées un tableau de bord, met ta page en mode pleine largeur, en activant le toggle “Pleine largeur” dans le menu qui s’affiche en haut à droite de ta page lorsque tu cliques sur les trois petits points.

Tip #2 : Laisse la police “Par défaut”. Les deux autres polices, bien que “plus originales”, ne sont pas lisibles pour la majorité des utilisateurs. Dans notre cas, l'objectif est de créer quelque chose de pratique et lisible.

Tip #3 : Commence par délimiter les sections que tu as imaginées à l’étape 1 par des titres, de taille h2 ou h3 (h1 étant trop grand selon moi) attribuer une couleur de fond à ton titre pour bien délimiter ces sections.

Tip #4 : Il est généralement pratique de créer plusieurs colonnes à ton tableau de bord (j’en conseille 3 maximum, 2 idéalement) afin de répartir l’information dans la largeur et ainsi diminuer le “scroll”. Pour cela, utilise le raccourci “/2col”.

Tip #5 : Il est inutile et redondant d’afficher le nom de la base de donnée. L’indication est donnée dans le titre de la section. Clique sur les trois petits point qui apparaissent à droite du nom de ta base de donnée et clique sur “Masquer le titre de la base”

Tip #6 : Change les pictos des vues.

Tip #7 : Ajouter une couverture et une icône à la page

Tip #8 : Pense au fait que sur téléphone il n’y a pas de colonne. Les contenus s’affichent de gauche à droite et de haut en bas.

Tip #9 : Utilise des boutons pour déclencher des actions

Tip #10 : Utilise des callouts (”encadré”) pour donner des indications

Tip #11 : Fais usage des couleurs avec parcimonie afin de ne pas créer trop de confusion.

Tip #12 : Si tu collabores avec d’autres personnes, pense au fait que tous les utilisateurs n’ont peut-être pas un écran si grand que le tien.

6. METTRE EN PLACE DES AUTOMATISATIONS

6.1. Pourquoi automatiser ?

L'automatisation est un élément crucial pour augmenter ton efficacité et réduire le temps passé sur des tâches répétitives. Notion propose des fonctionnalités d'automatisations internes qui peuvent considérablement améliorer ton flux de travail.

Voici les principaux avantages des automatisations :

Gain de temps : Éliminer les actions manuelles répétitives pour te concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réduction des erreurs : Les processus automatisés sont moins sujets aux erreurs humaines.

Cohérence : Assurer que les mêmes actions sont exécutées de la même manière à chaque fois.

Suivi amélioré : Les automatisations peuvent inclure des notifications et des mises à jour de statut pour faciliter le suivi des projets.

6.2. Cartographie des processus avec Whimsical

Avant de mettre en place des automatisations, il est crucial de bien comprendre et visualiser tes processus de travail. Pour cela, Whimsical est un excellent outil qui s'intègre parfaitement avec Notion.

Voici la méthodologie à suivre :

Étape 1 : Identifie un processus répétitif dans ton activité qui pourrait bénéficier d'une automatisation.

Étape 2 : Utilise Whimsical pour créer un diagramme de flux qui représente visuellement ce processus dans son état actuel.

Dans Whimsical, crée un nouveau diagramme de flux.
Utilise des formes différentes pour représenter les différentes étapes (rectangles pour les actions, losanges pour les décisions, etc.).
Connecte les formes avec des flèches pour montrer le flux du processus.

Étape 3 : Analyse ce processus pour identifier :

Les étapes répétitives qui pourraient être automatisées.
Les goulots d'étranglement qui ralentissent le processus.
Les points de décision qui pourraient être simplifiés.

Étape 4 : Crée une version optimisée du diagramme qui intègre des automatisations.

Étape 5 : Intègre ce diagramme dans Notion pour référence future et documentation.

6.3. Types d'automatisations dans Notion

Notion offre plusieurs options d'automatisations internes que tu peux utiliser pour optimiser ton espace :

Automatisations de bases de données : Notion permet de créer des automatisations directement dans les bases de données.

Pour y accéder, clique sur les trois points à droite du nom de ta base de données et sélectionne "Automatisations".
Tu peux configurer des déclencheurs (comme "Lorsqu'une propriété change") et des actions (comme "Mettre à jour une propriété" ou "Envoyer une notification").

Formules : Les propriétés de type formule permettent de créer des automatisations basées sur les valeurs d'autres propriétés.

Par exemple, tu peux automatiquement calculer une date d'échéance en ajoutant un nombre de jours à la date de début.
Tu peux aussi utiliser des formules conditionnelles pour changer automatiquement le statut d'une tâche en fonction d'autres propriétés.

Intégrations avec d'autres outils : Via Zapier, Make (anciennement Integromat) ou l'API Notion, tu peux connecter Notion à d'autres applications.

Par exemple, créer automatiquement une nouvelle tâche dans Notion lorsqu'un nouveau message arrive dans une boîte mail spécifique.
Ou envoyer une notification Slack lorsqu'une tâche importante est marquée comme terminée.

6.4. Exemples concrets d'automatisations

Voici quelques exemples d'automatisations que tu pourrais mettre en place dans ton espace Notion :

Automatisation de suivi de projet :

Déclencheur : Lorsque le statut d'une tâche passe à "Terminé"
Action : Mettre à jour le pourcentage d'avancement du projet parent

Rappels automatiques pour les échéances :

Déclencheur : Lorsqu'une tâche est à 2 jours de son échéance et n'est pas terminée
Action : Envoyer une notification à la personne assignée

Archivage automatique :

Déclencheur : Lorsqu'un projet est marqué comme "Terminé" et a plus de 30 jours
Action : Changer le statut à "Archivé" et déplacer vers une vue archivée

Création automatique de tâches récurrentes :

Utiliser un outil externe comme Make pour créer automatiquement des tâches hebdomadaires ou mensuelles récurrentes

6.5. Bonnes pratiques pour les automatisations

Pour tirer le meilleur parti des automatisations, voici quelques conseils :

Commencer petit : Ne tente pas d'automatiser tous tes processus d'un coup. Commence par un seul flux de travail et optimise-le avant de passer au suivant.

Documenter tes automatisations : Garde une trace de toutes tes automatisations, y compris leur objectif, leur fonctionnement et quand elles ont été mises en place.

Tester régulièrement : Vérifie périodiquement que tes automatisations fonctionnent comme prévu, surtout après des mises à jour de Notion.

Éviter la sur-automatisation : Certaines tâches nécessitent une touche humaine. N'automatise que ce qui est vraiment répétitif et ne nécessite pas de jugement complexe.

Optimiser continuellement : Reviens régulièrement sur tes automatisations pour voir si elles peuvent être améliorées ou si de nouvelles opportunités d'automatisation sont apparues.